Según la norma ISO 9001 2015, un proceso es un conjunto de actividades que se encuentran relacionadas o interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en los resultados, de manera más simple, tenemos una entrada y una salida, en medio están diferentes actividades de transformación que llevan al objetivo, si se analiza esto se encontrará que cualquier objetivo propuesto en la empresa o negocio ocupa de realizar «una serie de actividades«, estas actividades impactan más aspectos de lo que parece a simple vista, desde un informe hasta el registro de activos pueden representar tareas «sencillas» pero que por falta de optimización suelen volverse verdaderas odiseas al momento de realizarse. Sí alguna vez te has preguntado:

• ¿Por qué siempre tenemos problemas al hacer x proceso?
• ¿Cómo podríamos hacer mejor este proceso?
• ¿Por qué tardamos tanto haciendo este proceso?
• ¿Es realmente necesario ejecutar el proceso de esta forma?

Es muy probable que tengas áreas de oportunidad en tu puesto de trabajo o negocio, para detectar sí esta oportunidad puede ser optimizada por software proponemos las siguientes señales:

1) Tareas repetitivas y manuales

• Una o más de las actividades que se realizan requieren que se haga una tarea varias veces solo cambiando ciertas cosas, por ejemplo:  enviar correos de notificaciones, cuando se hacen reportes cada determinado tiempo analizando algún aspecto específico del negocio, calcular nominas, cálculo de perdidas en inventario, etc.

2) Tu proceso o parte de este depende de un documento de Word, Excel, Pdf, Power Point, etc.…(chats de WhatsApp)

• Tienes que verificar valores o pasos a seguir para alguna tarea y estos están en documentos o chats informales.
  ejemplo: tienen un Excel con los datos de los clientes, un documento en Word donde guardan contraseñas.

3) Uno o algunos colaboradores son los únicos que saben hacer todo un proceso

• Sí tienes colaboradores que deberían saber cómo hacer un proceso o parte de, pero resulta que solo algunos lo saben hacer en su totalidad, ejemplo: solo un colaborador del área contable sabe cómo cancelar una factura, solo el director sabe las fórmulas para cotizar un activo.

4) Utilizan la calculadora…

• Sí tienes que usar calculadora de cualquier tipo por que aun usas formatos que se llenan a mano o no están totalmente digitalizados.

5) Hay demasiados intermediarios en el proceso

• Si son varias las áreas o colaboradores involucrados y se tiene por ejemplo que recibir autorización o respaldar alguna decisión(cotizaciones, ordenes de compra/venta).

6) Utilizan plantillas o machotes para los documentos

• Sí se tienen documentos que constantemente reciclan y solo cambian los datos por los utilizados en el momento, por ejemplo, las cotizaciones o recibos de venta, etc.

7) Si algo sale mal se incrementa el tiempo para alcanzar éxito exponencialmente

• Ejemplo: tener que cancelar una factura o tener que rehacer una cotización y que esto conlleve invertir más tiempo que el planeado originalmente o que dificulte su avance.

Bonus

• El ERP de la empresa es un software de propósito general y no cuentas con soporte del vendedor o este es muy general y no se adapta al negocio.

¿Qué hacer?

Los puntos mencionados anteriormente suelen estar relacionados a una mala organización y un desconocimiento por parte de los directivos/dueños del uso de las nuevas tecnologías, para resolverlo es necesario contar con expertos en el área de TI que desarrollen soluciones a la medida que evolucionen con la empresa, en CG SYSTEMS contamos con más de 20 años de experiencia y equipos de ingenieros expertos con calidad de servicio.

Solicita tu cotización/información para evaluar tu caso particular enviando un correo a ventas@cg-sys.com o llenando el formulario de contacto al final de esta pagina.

Sí ya te decidiste a dar el siguiente paso, te recomendamos leer este articulo:

Consejos y mejores prácticas para realizar un software a la medida

Fraternalmente

I.I. DanielRosillo;

Desarrollador en CG-SYSTEMS.